Każdy proces produkcyjny, zarówno w sferze produktów, jak i usług, generuje – oprócz wartości dodanej – straty. Wartość dodaną definiuje się jako korzyść, za którą klient jest skłonny zapłacić, co stanowi klucz do analizy wydajności. Szacuje się, że średnio tylko 5% działań w firmach generuje wartość dodaną, co oznacza, że aż 95% to straty.
Taiichi Ohno, twórca Systemu Produkcyjnego Toyoty (TPS), zdefiniował „7 Wielkich Strat”, takich jak nadprodukcja czy nadmierne magazynowanie. Aby je zminimalizować, niezbędny jest audyt oraz osoba, która go profesjonalnie przeprowadzi.
Kim jest audytor i jaka jest jego funkcja?
Funkcja audytora jest postrzegana na wiele sposobów. Może to być pracownik wewnętrzny lub niezależny ekspert zewnętrzny. Audytor działa na podstawie upoważnienia i przeprowadza obiektywną oraz niezależną ocenę procesów, sprawdzając, czy zadania są realizowane zgodnie z założeniami.
Na co dzień audytor weryfikuje zgodność działań z prawem i standardami kontroli wewnętrznej, kładąc nacisk na:
-
Gospodarność i rzetelność.
-
Dokładność operacyjną.
-
Zwiększanie wartości dodanej (profesjonalny audyt technologiczny może podnieść ją nawet do poziomu 25%).
Audyt to nie kontrola
Warto wyjaśnić: audyt to nie to samo co kontrola. Audyt jest niezależną i obiektywną oceną systemu, procesu lub produktu w celu weryfikacji zgodności ze standardami. Do tych zadań wymagany jest audytor, a nie kontroler. Pejoratywne skojarzenia z audytem często wynikają z niesłusznego utożsamiania go z rygorystyczną kontrolą.
Zadania i cechy dobrego audytora
Audytor powinien pomagać organizacji w osiąganiu jej celów poprzez:
-
Ocenę procesów zarządzania ryzykiem i nadzoru.
-
Działania konsultingowe, mające na celu usprawnienie operacji.
-
Obiektywizm i rzeczowość w spojrzeniu na problemy.
-
Systematyczne podejście oparte na sprawdzonych metodach analizy danych.
Proces pracy audytora w pigułce:
-
Planowanie: Określenie celów, zakresu i analiza dokumentacji.
-
Analiza i testowanie: Zbieranie dowodów, identyfikacja nieprawidłowości i ryzyk.
-
Ocena kontroli wewnętrznych: Badanie skuteczności i zalecanie usprawnień.
-
Raportowanie i monitorowanie: Przygotowanie raportów z KPI oraz śledzenie wdrażania zaleceń.
-
Ciągłe doskonalenie: Podnoszenie kwalifikacji i etyka zawodowa.
Audytor to: wyjaśnienie funkcji dla kilku branż
Audytorzy specjalizują się w różnych obszarach, zależnie od specyfiki branży:
-
Audytor terenowy: Specjalista pracujący bezpośrednio w zakładach produkcyjnych, magazynach czy obiektach OZE. Wymaga mobilności i doskonałej obserwacji.
-
Audytor wiodący: Kierownik zespołu audytowego, odpowiedzialny za organizację i nadzór nad całym procesem. Musi posiadać szeroką wiedzę o normach i zdolności przywódcze.
-
Audytor w jednostkach samorządu terytorialnego (JST): Ocenia systemy zarządzania ryzykiem i finansami publicznymi (np. standardy INTOSAI). Dane z 2022 roku pokazują, że w blisko 60% JST funkcję tę pełnią zewnętrzni usługodawcy.
-
Audytor w firmach produkcyjnych: Kluczowy dla optymalizacji produkcji i zgodności z normami takimi jak ISO 9001, IATF 16949 (automotive) czy HACCP (spożywcza).
-
Audytor w logistyce: Weryfikuje procesy magazynowe, transportowe i 5S. Audytorzy zewnętrzni dodatkowo oceniają łańcuch dostaw i zgodność z normą ISO 28000.
Narzędzie dla audytorów: System auditomat@
W dynamicznym świecie audytorzy potrzebują nowoczesnych narzędzi. auditomat@ to kompleksowa platforma wspierająca przeprowadzanie audytów BHP, 5S, LPA czy TPM oraz wdrażanie filozofii Lean Management.
Korzyści z wdrożenia auditomat@:
| Korzyść | Opis |
| Automatyzacja | Eliminacja papieru i błyskawiczne raporty PDF. |
| Jakość danych | Intuicyjny interfejs i łatwa analiza wyników. |
| Zarządzanie w czasie rzeczywistym | Szybka identyfikacja problemów i działań korygujących. |
| Wydajność | Oszczędność czasu dzięki eliminacji rutynowych zadań. |
| Wszechstronność | Wsparcie dla systemów QMS oraz wielu typów list kontrolnych. |
Podsumowanie
Audytor jest niezbędnym ogniwem w każdej nowoczesnej organizacji. W środowisku, gdzie liczy się każda sekunda i pełna zgodność z przepisami, system auditomat@ staje się nieocenionym wsparciem. Pozwala on na pełną automatyzację zadań, co przekłada się na szybsze i bardziej efektywne procesy.
Chcesz podnieść jakość usług w swojej firmie i zrewolucjonizować procesy audytowe?
System auditomat@ umożliwia tworzenie spersonalizowanych list, automatyczne raportowanie i centralizację danych.
